Bingung Gimana Cara Membuat Budgeting Event? Ini 9 Langkahnya!

Sedang bingung bagaimana membuat budgeting event yang tepat? Tentunya kamu harus belajar dari awal semua teknik dan memahaminya dengan baik untuk bisa membuat budgeting yang sesuai dengan kebutuhan acara. Bukan hanya soal mencatat pemasukan dan pengeluaran aja, budgeting juga menyangkut strategi, prioritas, hingga efisiensi.

Kalau kamu lagi menyiapkan event, baik itu konser kampus, pameran seni, seminar, atau kegiatan komunitas, artikel ini bisa memberi gambaran gimana cara menyusun budgeting yang solid. Yuk, simak penjelasan lengkapnya di bawah!

baca juga: 6 Elemen Krusial dalam Membangun Strategi Marketing yang Baik di Industri Kreatif

9 Cara Membuat Budgeting Event yang Lengkap

Sebelum membuat event, penting untuk tahu semua komponen yang harus kamu siapkan dari sisi keuangan. Berikut ini 9 cara membuat budgeting event secara lengkap dan efisien:

1. Tentukan Tujuan dan Skala Event

Budgeting selalu berawal dari pertanyaan mengenai “Event ini tujuannya apa, dan skalanya sebesar apa?” Apakah untuk branding, edukasi, atau hiburan? Apakah targetnya 50 orang atau 500 orang? Jawaban dari pertanyaan ini akan memengaruhi seluruh alokasi dana.

2. Buat Daftar Kebutuhan secara Rinci

Kemudian coba buat list kebutuhan dari A sampai Z, mulai dari venue, konsumsi, dokumentasi, sound system, dekorasi, hingga merchandise. Makin detail kamu bikin daftarnya, maka makin akurat juga budgeting-nya. Jangan lupa, masukkan kebutuhan tenaga kerja seperti panitia, MC, hingga keamanan.

3. Kategorikan Pengeluaran

Pisahkan antara fixed cost (biaya tetap) seperti sewa tempat dan honorarium, dan variable cost (biaya variabel) seperti konsumsi yang bisa berubah tergantung jumlah peserta. Hal ini penting untuk tahu mana pos yang bisa dinegosiasikan kembali atau dihemat.

4. Riset Harga Pasar

Jangan lupa untuk melakukan riset sederhana seperti meminta penawaran dari vendor atau cek harga di internet. Tujuannya biar tidak overbudget atau underbudget. Dengan data ini, kamu bisa bikin estimasi yang realistis.

5. Alokasikan Dana Cadangan

Budgeting yang baik selalu punya buffer sekitar 5–10% dari total biaya. Hal ini penting buat meng-cover hal-hal tak terduga seperti kenaikan harga mendadak, cuaca buruk, atau kebutuhan genting lainnya.

6. Hitung Potensi Pemasukan

Kalau event kamu berbayar atau punya sponsor, catat semua potensi pemasukan yang bisa diperoleh. Tentunya hal ini akan jadi acuan untuk tahu apakah event kamu akan break even atau malah menghasilkan surplus.

7. Gunakan Tools Budgeting

Biar tidak sulit, kamu bisa pakai tools seperti Excel, Google Sheets, atau software event budgeting seperti Eventbrite atau Trello yang dapat dikustomisasi. Tools ini akan bantu kamu untuk melakukan tracking pengeluaran secara real–time dengan lebih mudah.

8. Update Budget Secara Berkala

Budgeting bukan kerja satu kali. Saat planning berjalan, harga dan kebutuhan bisa berubah. Jadi pastikan untuk selalu meng-update data kamu secara rutin dan review bersama tim. Hal ini akan membantu kamu mengambil keputusan cepat kalau ada perubahan.

9. Evaluasi Setelah Event

Setelah event selesai, jangan lupa evaluasi untuk melihat pada bagian mana pengeluaran yang sesuai, mana yang overbudget, dan mana yang bisa diefisiensikan. Hal ini penting buat kamu yang akan mengadakan event lain pada masa depan, jadi bisa belajar dari pengalaman.

baca juga: Biaya Produksi Film Pendek dan Tips Menghemat Anggaran

Contoh RAB Event untuk Referensi Kamu

Supaya kamu bisa membayangkan bagaimana implementasinya, berikut ini dua contoh RAB (Rencana Anggaran Biaya) untuk dua jenis event yang berbeda.

Contoh 1: RAB Event Seminar Mahasiswa

Judul Event: “Creative Career Talk: Bangun Karier dari Dunia Digital”

Target Audience: Mahasiswa & pelajar SMA

Target Peserta: 100 orang

Lokasi: Indoor (kampus/sekolah)

Contoh 2: RAB Event Mini Concert Kampus

Judul Event: “Kampus Vibes Night”

Target Audience: Umum (Mahasiswa & Alumni)

Target Peserta: 500 orang

Lokasi: Outdoor

Menyusun cara membuat budgeting event bukan sekadar mencatat angka, tetapi soal menyusun strategi agar event kamu bisa berjalan lancar tanpa overbudget. Mulai dari memahami tujuan event, membuat daftar kebutuhan, mengategorikan pengeluaran, hingga menyusun evaluasi setelah event, semuanya harus disiapkan dengan rapi.

Contoh RAB di atas bisa kamu sesuaikan dengan skala dan jenis event-nya. Intinya, makin detail dalam menyusun budgeting, makin kecil kemungkinan kamu mengalami masalah keuangan di hari-H.

Siap Jadi Profesional di Balik Industri Hiburan & Kreatif? Saatnya Gabung Program Bisnis Kreatif SAE!

Kalau tertarik ngembangin skill di bidang event planning, marketing, atau bisnis kreatif lainnya, kamu bisa explore program Bisnis Kreatif dari SAE Indonesia.

Program ini dirancang khusus buat kamu yang ingin berkarier di industri hiburan dan bisnis kreatif, seperti event organizer, brand strategist, talent manager, hingga entrepreneur di industri kreatif.

baca juga: Apa yang Harus Disiapkan dalam Rencana Pemasaran Bisnis Kreatif?

Di sini, kamu tidak hanya belajar teori, tetapi langsung praktik dengan dosen yang aktif di industri, dari mulai menyusun konsep acara, bikin proposal bisnis, mengatur budgeting event, sampai strategi pemasaran digital.

Apa saja keunggulan utama dari program Creative Entertainment Business SAE Indonesia?

• Kurikulum internasional yang relevan dengan tren industri saat ini.
• Belajar langsung dari praktisi, jadi kamu akan mendapatkan insight nyata dari para pelaku industri hiburan dan kreatif.
• Project-Based Learning, di mana kamu akan sering terlibat dalam proyek nyata, termasuk produksi event, kampanye digital, hingga kerja sama dengan brand.
• Akses ke ekosistem industri global lewat koneksi SAE internasional di lebih dari 20 negara.
• Fasilitas lengkap dan modern yang mendukung proses belajar kamu secara optimal.

Yuk, cari tahu lebih banyak tentang penerimaan mahasiswa baru di SAE dan langsung daftar sekarang juga. Siapin masa depan kamu bersama SAE Indonesia. Let’s make your creative career real!